Gestion documentaire & archivage métier
Un document doit rester exploitable après son dépôt. Dtouch organise les relations entre pièces, objets métier, versions et droits pour faciliter la consultation et le suivi.
Des fonctions concrètes.
Des outils en situation.
Des interfaces utilisées pour organiser le travail, préparer les données et suivre les dossiers. Chaque écran montre une fonction précise, avec des données de présentation.
Agrandir l’écran ↗La pièce et sa saisie côte à côte
Le document source reste visible pendant la préparation des informations de facture.
Interface réelle · environnement de test · données de démonstration.
Agrandir l’écran ↗Un produit, plusieurs informations métier
La fiche réunit les caractéristiques et les accès aux prix, au stock, aux documents et aux informations fournisseurs.
Interface réelle · environnement de test · données de démonstration.Rattacher les pièces au bon contexte
Les documents peuvent provenir d’un dépôt, d’un import, d’un e-mail ou d’une génération applicative. Leur utilité dépend du lien avec le tiers, le dossier ou l’opération concernés.
Le cadrage précise les catégories de pièces, les informations à conserver et les personnes qui doivent pouvoir les retrouver. Une organisation commune évite de multiplier les rangements sans relation avec le métier.
Préparer la consultation et les contrôles
Les utilisateurs doivent pouvoir lire une pièce tout en examinant les données qu’elle justifie. Les interfaces documentaires peuvent présenter l’original, les informations associées et les actions utiles.
Les liens depuis les fiches et les listes donnent un accès au contexte. Le document reste rapproché du parcours de gestion et de son état de préparation.
Suivre les versions et les fichiers liés
Une pièce corrigée ou un document régénéré doit pouvoir être distingué de la version précédente selon les règles retenues. Les noms, les références et les relations sont définis avec les utilisateurs.
L’expérience des archives éditoriales apporte une attention aux ressources déplacées et aux liens qui doivent rester utilisables dans la durée.
Organiser les droits et l’exploitation
Les accès documentaires suivent les responsabilités et le périmètre des dossiers. Les opérations de classement, de reprise et d’export sont préparées avec les interlocuteurs concernés.
La solution est vérifiée sur des pièces représentatives et des scénarios de recherche. Les règles de conservation et de suivi sont précisées par l’organisation qui exploite les documents.
Le document source accompagne la préparation de la donnée.
Les pièces entrantes sont rapprochées des champs de gestion. La validation garde une place explicite avant l’exploitation du résultat.
Agrandir le schéma ↗- 01Lire le contenu ↓
Pièce entrante
PDF, scan ou document
Source • type • référence - 02Structurer les données ↓
Lecture
Extraction des informations
Champs • lignes • montants - 03Comparer les éléments ↓
Rapprochement
Préparer les correspondances
Tiers • produits • références - 04Corriger et confirmer ↓
Vérification
Comparer à la pièce
TVA • totaux • cohérence - 05Intégrer à la gestion ↓
Validation
Confirmer les données utiles
Contrôle humain • corrections - 06
Gestion et documents
Exploiter le résultat
ERP • pièces • comptabilité
Agrandir le schéma ↗Conserver
Garder le document visible pendant la préparation.
Comparer
Contrôler les champs et les montants par rapport à la source.
Valider
Confirmer le résultat avant son utilisation dans la gestion.
Des projets et des situations concrètes.
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Projet Dtouch
Planning technique, échanges avec Zimbra et bons sur mobile : relier le bureau, le technicien et le dossier.
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Projet Dtouch
Faire passer les données des fournisseurs et des pièces reçues vers des documents de gestion compréhensibles et vérifiables.
Explorer le cas ↗Faire circuler les produits entre les outils
Projet Dtouch
Références, catégories, tarifs et images : un catalogue utile dépend aussi de la façon dont ses données sont alimentées.
Explorer le cas ↗Votre métier mérite
les bons outils.
Un besoin précis, un logiciel à faire évoluer, un projet à cadrer.